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Immeubles et aménagements

SEAE : Un pas en avant pour l’égalité des chances

Enquête de satisfaction du personnel 2016

Allocation scolaire: des économies sur le dos de nos enfants

La pollitique de sécurité au SEAE

Utiliser les excédents de l'assurance Maladie

Un diagnostic, à quand les actes ?

Promotions, la Cour condamne le SEAE

Mobilité

Working Time

The announced measures are expected to generate yearly savings to the tune of 1 - 1,5M€.

Colleagues in delegations where the cost of education is high and those returning from delegations and opting to continue educating their children in international schools will foot the bill.

The transitional measures foreseen are totally inadequate, in that they cover only colleagues already in delegations, to the exclusion of those who have been offered a post but have not been posted yet, and then only for one school year.

Such a reduction will be imposed in a context where, as the note from the administration recognises there is an "upward trend in prices at many international schools".

Therefore, postings in some delegations will become increasingly unattractive to families with children.

NEAR is currently examining, together with our legal counsel, what options can be proposed to affected colleagues, including legal recourse and will come back to you shortly

L'administration espère générer des économies annuelles de l'ordre de 1 - 1,5M€.

Ces économies seront financées par nos collègues en poste dans les délégations où le coût des écoles est particulièrement élevé, ainsi que par ceux qui rentrent au siège et qui souhaitent que leurs enfants continuent à fréquenter une école internationale.

Les mesures transitoires sont tout à fait inadéquates car seuls les collègues déjà en poste peuvent en bénéficier, à l'exclusion de ceux qui sont sur le point de partir dans le cadre de la rotation 2016, et là encore pour une seule année scolaire.

De plus, ces réductions interviennent dans un contexte où, selon la Note de l'administration "la tendance des prix dans de nombreuses écoles internationales est à la hausse".

La conséquence sera que certaines délégations seront de moins en moins attrayantes pour les familles avec des enfants.

Nous adressons aux victimes et à leurs familles notre témoignage de solidarité, avec une pensée spéciale pour nos collègues touchés par ces attentats.

L’Union Européenne peut et doit apporter sa contribution à la lutte contre le terrorisme. Voici par exemple pourquoi il faut impérativement et rapidement un centre européen coordinateur au niveau de la sécurité et du renseignement : “We don’t share information,” said Alain Chouet, a former head of French intelligence. “We even didn’t agree on the translations of people’s names that are in Arabic or Cyrillic, so if someone comes into Europe through Estonia or Denmark, maybe that’s not how we register them in France or Spain.” Au-delà des discours habituels post-attentats, la Commission européenne doit proposer des actions pragmatiques et réalistes pour en finir avec les ratés de la coopération intergouvernementale en matière de sécurité. La menace se joue des frontières de l’UE, l’UE doit y répondre par une forte coordination de son action et par une solidarité sans faille entre les Etats de l’Union.

23/03/2016

Suite aux récentes attaques terroristes de Paris et aux événements de Bruxelles, et dans le cadre d’un contexte international très délicat où le risque d’attentat reste fort avec un niveau d’alerte très élevé (3 sur 4 à Bruxelles), toutes les Institutions Européennes ont réagi en renforçant les mesures de sécurité.

Au SEAE également, des militaires armés surveillent les entrées principales de notre bâtiment (HQ) et des agents de gardiennage armés ont étés positionnés à l’intérieur.

Toutefois, la politique de l’administration en matière de protection de nos bâtiments nous semble quelque peu superficielle, surtout par rapport à ce qui se passe dans les autres Institutions.

Alors que la Commission est en train de recruter d’autres agents de sécurité pour renforcer l’équipe des agents de protection, là où le Parlement a réalisé une opération énorme d’internalisation des agents de sécurité et le Conseil de finaliser un concours pour agents de sécurité interne, le SEAE semble, au contraire, plutôt à l’arrêt en ce qui concerne les questions liées à la sécurité, au moins à Bruxelles.

La restructuration du SEAE l’a par ailleurs confirmé, puisque les poste de « Directeur de la Sécurité » et « Directeur des Infrastructures et du Budget » ont été fusionnés, attribuant pour le coup, une importance réduite à la problématique de la sécurité qui, en toute logique, devrait être traitée par des experts hautement spécialisés dans ce domaine et non pas par des diplomates, dont ce n’est pas le domaine de compétences.

La sécurité est un terme qui comprend plusieurs choses et différentes activités, très spécialisées.

En général on pense surtout à la sécurité du personnel du SEAE et celle de toute personne tels les visiteurs, qui doivent se rendre dans les bâtiments occupés par le SEAE.

De ce point de vue, est-on en sécurité au SEAE?

Il faut dire que la problématique de la sécurité est quelque peu différente selon que nous parlons de sécurité dans les délégations et de sécurité au HQ ; en délégation, les choses évoluent quand même un petit peu, même s’il reste fort à faire ; au siège, l'approche a toujours été plutôt souple et pourtant la sécurité au siège est certainement importante.

En fait, les récentes attaques terroristes dans le monde et en Europe ont clairement démontré qu'on ne peut pas se considérer à l'abri de ce péril, nulle part et surtout pas dans nos bâtiments, qui, d'ailleurs, sont considérés par les enquêteurs comme des cibles potentielles.

Des analyses spécifiques de ces attaques ont mis en évidence que celles-ci ont eu recours à des moyens d'une telle puissance qu'il faudrait réaliser une série de mesures de sécurité physique très coûteuses pour arriver uniquement, à retarder l'agression létale, mais qu'il n'existe aucune possibilité concrète de repousser l'attaque, au moins dans des bâtiments conçus comme le siège du SEAE. Ce n’est certes pas rassurant!

Malheureusement les analyses citées ont démontré que, pour une situation comme au SEAE, la seule possibilité de réaction face à une attaque est de la retarder le plus possible, de lui opposer des obstacles, afin de permettre l'arrivée et l'intervention des services antiterroristes de la Police. Et pour obtenir ce résultat, très difficile à réaliser, on ne pourra éviter d’avoir recours aux armes à feu.

Si l'on ne prévoit pas du personnel de sécurité armé il n'y a même pas lieu de parler d'une quelconque sécurité !

Nous constatons que des mesures ont étés prises à ce sujet, militaires armés aux entrées principales des bâtiments, personnel de gardiennage armé à l'intérieur, renforcement du dispositif de surveillance, etc. C'est déjà un progrès dont il faut se féliciter!

Néanmoins, il y a lieu de réfléchir aux considérations suivantes:

1. D'abord il faut noter qu'il s'agit de personnel externe au SEAE, sur lequel la Division de la sécurité interne n'a aucun contrôle, alors que c'est justement le personnel de la Division IBS.3 qui est, en définitive, responsable.

En revanche, la même Division dispose déjà d'un certain nombre d'agents de sécurité, tous entraînés et compétents, provenant des services de police nationale ou de services de sécurité, qui à ce jour ne sont pas équipés avec les moyens indispensables pour mener à bien leur mission de protection et qui, à notre avis, devraient en disposer, afin de fournir un service et une assistance efficace.

2. Une deuxième considération concerne les autres bâtiments, en particulier les écoles et les garderies (gérées par la Commission).

Ces dernières sont aussi des cibles d'attaque potentielles et ne sont pas protégées de façon convenable, pour autant qu'il n'existe qu'un service de surveillance et d'accueil très léger, sans aucun agent armé, ce qui rend le personnel mais aussi nos enfants d'autant plus exposés alors que les bâtiments administratifs des institutions sont eux mieux protégés. C'est une situation très inquiétante et, dans le cadre actuel une source de préoccupation supplémentaire pour les collègues dont les enfants fréquentent les écoles européennes, ce qui est inacceptable.

Nous considérons que des mesures peuvent être prises certainement pour nos fonctionnaires de la sécurité interne en les dotant de l'équipement indispensable et que d'autres mesures doivent être prises pour garantir des conditions de sécurité minimales dans les bâtiments tels les écoles et crèches qui ont étés négligés à ce jour.

21/03/2016

Open forum: THE EEAS SECURITY POLICY

This article was written before the Brussels attacks. On re-reading it, we do not believe it has lost its relevance.

We would like to express our solidarity with the victims and their families, with a special thought for those of our colleagues affected by these attacks.

The European Union can and must contribute to the fight against terrorism. What follows is a perfect example of why it is vital to establish as soon as possible a European centre for security and intelligence coordination: “We don’t share information,” said Alain Chouet, a former head of French intelligence. “We didn’t even agree on the translations of people’s names that are in Arabic or Cyrillic, so if someone comes into Europe through Estonia or Denmark, maybe that’s not how we register them in France or Spain.” Aside from the usual post-attack speeches, the European Commission must propose practical and realistic actions to put an end to the shortcomings regarding intergovernmental cooperation on security issues. The threat transcends the EU's borders, and the EU must respond to it with well-coordinated action and unwavering solidarity between Member States.

Following the recent terrorist attacks in Paris and events in Brussels, and within the framework of a very difficult international context in which there is a strong risk of attack, with a very high alert level (3 of 4 in Brussels), all the European Institutions have responded by strengthening their security measures.

At the EEAS, armed soldiers guard the main entrances of our building (HQ) and armed security staff have been positioned inside.

However, the administration's policy for the protection of our buildings seems to us to be somewhat superficial, especially compared to what happens in other Institutions.

The Commission is in the process of hiring more security officers to strengthen the team of protection officers, Parliament has conducted a huge insourcing operation for security officers and the Council has finalised an internal competition for security officers, while the EEAS, on the contrary, seems to have come to a halt with regard to security issues, at least in Brussels.

The restructuring of the EEAS appears to confirm this, as the "Director of Security" and “Director of Infrastructures and Budget" posts have been merged, ascribing a reduced significance to the problem of security, which should logically be dealt with by highly specialised experts in this field and not by diplomats, whose area of expertise does not include security.

Security is a term that covers a wide range of very specialised activities.

We usually think in terms of the security of EEAS staff and others, such as visitors, who are required to go to the buildings occupied by the EEAS.

From this perspective, are we secure at the EEAS?

It must be said that the problem of security is somewhat different from what we mean when we talk about security in the delegations and at HQ: in the delegations things are changing gradually, although there remains a lot to be done; at Headquarters the approach has always been more flexible, and yet security at HQ is substantial.

In fact, the recent terrorist attacks around the world and in Europe show clearly that we cannot consider ourselves safe from this threat, especially in our buildings, which investigators believe to be potential targets.

Special analyses of these attacks have highlighted that they had the use of such powerful resources that it would need very expensive physical security measures simply to defer a lethal assault, but that there is no real possibility of repelling such an attack altogether, at least in buildings designed in the same way as the EEAS HQ. It is definitely not reassuring…

Unfortunately, the analyses referred to have shown that, in a situation such as that of the EEAS, the only option in response to the threat of an attack is to delay it as long as possible, to place obstacles in its way to allow the arrival and intervention of the police anti-terrorist force. And to achieve this very difficult goal, there is no way to avoid the use of firearms.

If we don't have armed security staff, there is effectively no security at all!

We note that steps have been taken on this subject: armed soldiers at the main entrances of buildings, armed security staff inside, improving the surveillance system, etc. This is already very welcome progress.

Nevertheless, it also worth thinking about the following considerations:

1. Firstly, it must be noted that these are staff from outside the EEAS, over whom the internal Security Division has no control, while it is the staff in IBS.3 Division who are finally responsible.

On the other hand, the same Division already has a number of security officers, all trained and skilled, from national police and security services, who are not presently equipped with the resources needed to carry out their protection duties successfully and who, in our opinion, should have these resources in order to provide an effective service and assistance.

2. A second consideration concerns other buildings, especially schools and child care centres (managed by the Commission).

The latter are also potential targets and are not appropriately protected, inasmuch as there is only one surveillance system and a lightly manned reception, with no armed guard, which makes the staff and our children more vulnerable, while the institutions' administrative buildings are better protected. This is a very worrying situation and in the present context a source of added concern for staff whose children attend the European Schools, which is unacceptable.

Cette caisse a connu quelques années de déficit, que certains avaient vite qualifiées de structurel, appelant à prendre des mesures, parfois radicales, pour enrayer ses pertes. U4U maintenait que ce déficit était conjoncturel et principalement lié au gel de l'indexation des salaires qui réduisait les recettes de la Caisse. Le temps lui donne raison.

Depuis 2014, elle dégage des excédents opérationnels, lesquels permettent d'accroître la réserve financière constituée depuis la création du régime par des décennies de résultats opérationnels excédentaires.

La question de l'utilisation de ces excédents pour améliorer le service aux affiliés est posée. Near you organisera une réunion d’information à ce sujet le 13 avril prochain.

Rationnaliser la gestion n’était pas une mauvaise idée en soi. Le nouveau système RCAM en ligne qui passe d’un système de gestion de papiers au traitement numérique des informations était indispensable. Certes, le système a connu des « maladies de jeunesse » qui ont compliqué la tâche du PMO, retardé parfois considérablement les remboursements et obligé les affiliés à se familiariser à son usage. Mais force est de constater qu’une fois compris le système et acquis les réflexes, il est simple d’usage, et conforme à une administration moderne.

Toutefois, cette informatisation a ses revers et il reste un domaine pour lequel nous pensons qu’il y a des efforts à faire, c’est l’accueil des affiliés. Le PMO a annoncé qu'un gros effort devrait être fait en 2016 pour améliorer le contact direct entre usagers et PMO, et pour Bruxelles (où s'effectuent près de la moitié des dépenses), une permanence est désormais activée au PMO, qui reçoit au SC29 tous les collègues, pour les aider dans les démarches difficiles ou comprendre les refus dont ils ont fait l'objet et éventuellement, les aider à compléter leurs dossiers pour qu'ils deviennent recevables.

Conventions centres de soins et accords dans certains Etats membres :

En 2014, l’hospitalisation a constitué 28,5% des dépenses du régime, contre 27,8% en 2013. Autrement dit, c’est un poste très important dont il faut travailler à la réduction, mais certainement pas au détriment de l’affilié. Notre régime garantit le libre choix et c'est un luxe et un avantage qu'il faut se battre pour maintenir. Mais il faut en juguler les excès. Exemple: en Belgique, le choix d’une chambre individuelle entraîne la majoration des frais de praticiens, en sus du coût de la chambre elle-même. Il n’est donc pas rare de voir certains établissements majorer de 400% le prix de l’intervention pratiquée en milieu hospitalier. Depuis des années, U4U prône la signature de conventions avec les établissements médicaux pour maîtriser le coût des soins. Depuis 2013, le PMO a signé plusieurs conventions avec les établissements les plus importants de la région bruxelloise, la Belgique étant le pays où se consomme plus de la moitié des dépenses médicales. Certains groupes toutefois, comme le groupe CHIREC, ne montrent aucun empressement à signer des conventions avec nous qui plafonneraient la majoration opérée sur les chambres individuelles. Les affiliés doivent bien se rendre compte que, pour les hospitalisations dont une partie reste à leur charge, plus la facture est chère, plus la partie restant à leur charge est élevée[1]. D’autres accords ont pu être trouvés en Italie et en Espagne avec des centres médicaux et des systèmes publics; des pourparlers sont en cours au Royaume-Uni et des discussions entamées en Irlande et à Ankara, par exemple. Tout ceci va dans le bon sens et il faut continuer à faciliter l’accès des affiliés aux soins publics dans les différents Etats membres et pays tiers où se trouve une concentration d'agents, et notamment au Luxembourg ou à Helsinki.

6 conventions ont été conclues dans l'agglomération bruxelloise (voir édition spéciale du PMO Newsletter sur l'hospitalisation publiée en mai 2015). Ces hôpitaux s'engagent à limiter les suppléments d'honoraires facturables aux patients en chambre privée comme suit:

Sensible use of the surplus from the Joint Sickness Insurance Scheme [JSIS]

Ours is a joint scheme for the European institutions and agencies.

This fund has experienced a few years of deficit, which some were quick to call a structural problem, calling for sometimes radical measures to curb its losses. U4U maintained that the deficit was temporary and mainly related to the freezing of the salary indexation, which reduced the Fund's income. Time has proven U4U right.

Since 2014, it has generated an operational surplus, resulting in an increase in the financial reserve that has existed since the creation of the scheme due to decades of surplus operating results.

The question now is how to use this surplus to improve the service to members. Near You will hold an information meeting on this subject on 13 April.

Rationalising the management of the scheme was not in itself a bad idea. The new on-line JSIS system, which progresses from a paper-based management system to the digital processing of data, has been vital. The system has undoubtedly experienced some teething problems that have complicated the PMO's task, delayed – sometimes substantially – payments and required members to familiarise themselves with its operation. However, it must be pointed out that once the system is understood and becomes automatic, it is easy to use and meets the needs of a modern administration.

Nevertheless, this computerisation has its downside, and there is still one area in which we believe work needs to be done, namely the reception of members. The PMO announced that a major effort should be made in 2016 to improve direct contact between users and PMO, and for Brussels (where almost half of the expenses are incurred) there is now a permanent presence at the PMO, which receives all staff at SC 29, to help them with complicated formalities or with understanding refusals they may have received and, if possible, helping them to resubmit their applications so that they are admissible.

Health centre agreements in some Member States:

In 2014, hospitalisation constituted 28.5% of the scheme's expenditure, compared to 27.8% in 2013. In other words, it is a very significant item that needs to be cut back, though not to the detriment of the members. Our scheme guarantees freedom of choice, and it is a luxury and a benefit that we must fight to keep. However, we need to curb excesses. For example, in Belgium the choice of a private room leads to an increase in doctors' expenses in addition to the cost of the room itself. It is therefore not unusual to see some establishments raise the price of procedures carried out in a hospital environment by 400%. For some years, U4U has been advocating the conclusion of agreements with medical establishments to control the cost of care. Since 2013, the PMO has signed a number of agreements with the largest establishments in the Brussels region, Belgium being the country where more than half of medical expenses are incurred. Some groups, however, like CHIREC, show no enthusiasm for signing agreements with us that would establish an upper limit on the increase imposed on private rooms. Members must therefore take note of the fact that for hospital stays for which they have to pay a share, the greater the bill, the higher the amount they will have to pay[1]. Other agreements have been reached with medical centres and public health systems in Italy and Spain; talks are being held in the United Kingdom, Ireland and Turkey, for example. All this is a move in the right direction, and we must continue to improve access for members to public healthcare in the different Member States and third countries where agents are concentrated, and particularly in Luxembourg and Helsinki.

Lors de ces échanges, une communauté de vues a été constatée : trop de collègues sont démotivés, il existe encore beaucoup de chevauchements et de frictions entre les services de la Commission et du SEAE et un manque de cohérence; il faut par conséquent remobiliser les collègues, rationaliser le travail des services et rééquilibrer les sources de personnel, notamment en ce qui concerne les postes d’encadrement entre le siège et les délégations, fluidifier les transferts entre institutions, tout en assouplissant les exercices de mobilité et de rotation.

Un constat d’échec, donc en ce qui concerne le « management » et un vaste programme auquel devra s’atteler dès maintenant le nouveau Directeur Général pour le personnel et les finances, Gianmarco Di Vita.

La HRVP, qui a par ailleurs loué le professionnalisme et le dévouement du personnel, nous a assuré qu’elle veillerait personnellement à la mise en œuvre des mesures de correction, dont acte !

Cette plénière a par ailleurs été l’occasion de faire le point sur nombre de dossiers, des concours internes, à la flexibilisation de l’exercice de mobilité, en passant par le renforcement de la sécurité, notamment dans les délégations (on nous a annoncé la création de nouveaux postes de RSO) et avec de nouvelles promesses pour les AL, alors que la perspective de licenciement réapparaît suite aux exercices de redéploiement et de régionalisation. Quant au paiement de l'allocation scolaire pour les collègues en délégation, pas de solution en vue pour le moment, même si l'administration nous a assuré y travailler.

La Commission semble de son côté avoir mis un terme, temporairement, au rapprochement amorcé sur les questions de gestion de personnel en refusant de participer au groupe de travail qui devait être constitué à cet effet. Nous devrons donc revenir sur chacun de ces sujets et rester vigilants afin de s’assurer qu’effectivement les choses vont progresser. Seul le dialogue social franc et constructif permet d’avancer.

Car ce constat partagé avec la HR / VP rejoint bien ce que tous, nous ressentons quotidiennement. Point besoin d’enquête de satisfaction pour cela, surtout si cette dernière n’est pas suivie d’effets ! Les résultats de l’exercice 2015 n’ont pas à notre connaissance été utilisés pour améliorer la situation. Pourtant, les conclusions étaient déjà sans appel : une absence généralisée de leadership à tous les niveaux, pas de communication interne, un travail en silo et in fine, malgré une fierté, toute relative, de travailler pour le SEAE et un engagement partagé, pas assez de reconnaissance pour l’apport de chacun et une perte de motivation. Ceci se manifeste par l’absence de perspectives de carrières pour toutes les catégories, qu’il s’agisse des fonctionnaires à l’horizon bouché, des agents temporaires soumis aux incertitudes du renouvellement de leur contrat, des AC qui doivent partir, des AL qui sont le plus souvent ignorés et représentent les premières victimes des efforts de rationalisation (régionalisation etc.).

Pourtant, l’enquête de satisfaction 2016 vient d’être lancée, sans consultation du personnel ni sur le format, ni le contenu. Pouvons-nous nous attendre à un effet cette fois-ci ?

21/03/2016

A diagnosis... When will we get some action ?

When meeting the Staff Committee during the plenary session of the EEAS Staff Committee, the Vice-President / High Representative restated her commitment to social dialogue.

A common view was established during these discussions: too many colleagues are demotivated, there is still too much overlapping and friction between the services of the Commission and the EEAS, and a lack of coherence; it is therefore necessary to remotivate staff, rationalise the work of the services and rebalance the sources of staff, particularly with regard to the supervisory posts between headquarters and the delegations and to improve the flow of transfers between institutions, all by making the rotation and mobility exercises more flexible.

An admission of failure, therefore, with regard to the "management" and a huge programme that must now be tackled by the new Director General for Staff and Finance, Gianmarco Di Vita.

The HRVP, who praised the professionalism and dedication of the staff, assured us that she would personally guarantee that corrective measures are implemented – duly noted!

This plenary session was also an opportunity for an update on a number of issues, from internal competitions to making the mobility exercise more flexible, as well as strengthening security, especially in the delegations (we were informed of the creation of new RSO posts) and with new promises for the ALs, while the prospect of redundancy reappears as a result of redeployment and regionalisation exercises. With regard to the payment of school allowance for staff in the delegations, there is no sign of any solution for the time being, although the administration assured us they are working on it.

For its part, the Commission seems to have temporarily ended the initial rapprochement concerning staff management issues by refusing to participate in the working group due to be formed for this purpose. We will therefore have to revisit each of these subjects and remain vigilant in order to ensure that real progress will be made. Open and constructive social dialogue is the only thing that will enable us to move forward.

The fact is that this analysis, shared with the HR / VP, precisely reflects what we are all feeling on a daily basis. No need for a satisfaction survey to confirm that, especially if it isn't followed up by action! The results of the 2015 exercise have not, to our knowledge, been used to improve the situation. However, the conclusions were already clear: a widespread lack of leadership at all levels, no internal communication, working in silos and finally, despite a quite relative pride in working for the EEAS and a shared commitment, not enough acknowledgement of the contribution made by staff and a loss of motivation. This is manifested by the lack of career prospects for all staff categories, including officials whose future careers are blocked, temporary agents experiencing uncertainty over the renewal of their contracts, CAs who have to leave, and ALs who are usually overlooked and are the first victims of rationalisation efforts (regionalisation, etc.).