The “Near you”
EEAS bulletin news

by  U4U, USHU, R&D, Conf-SFE, FFPE

Summary: • Edito: Votez Near you ! • Stop Fire-and-Hire • What are we asking for the Contract Agents? • What are we asking for the local Agents? • What are we asking for the colleagues in delegations? • Les six missions de Federica Mogherini • Débat public: " Un service extérieur sans véritable cap", Bruxelles 12 février à 12h30 au SEAE? • Liste Near You

Editorial: Votez Near you !

Le regroupement syndical NEAR you comprend 5 organisations syndicales, USHU, U4U, R&D, Conf SFE et depuis 2014, la FFPE.

Ce regroupement constitue une force de compétences, de talents, d’expertises professionnelles et syndicales. Le même regroupement syndical NEAR you détient la majorité syndicale du comité du personnel Hors Union de la Commission, ce qui facilite le travail en commun entre les comités du personnel du SEAE et HU. Cela est un gage d’efficacité et de cohérence.

Notre regroupement fait partie de la famille des 5 organisations syndicales des autres institutions (Commission, Parlement Européen, Conseil, CESE, agences etc...). Il est donc en mesure d’avoir une vue d’ensemble des questions qui se posent, d’avoir des relais, de bénéficier d’appui et de soutiens, bref, de négocier avec l'administration de façon coordonnée.

La liste de NEAR you présente aux élections du comité du personnel 40 candidats, titulaires et suppléants, dont :
- 24 hommes et 16 femmes,
- Près de 20 nationalités différentes,
- 8 AD, 10 AST, 1 AT, 8 AC et 13 AL,
- 13 candidats au siège et 27 en délégations.

Notre approche syndicale se caractérise par le refus du corporatisme et de l’approche catégorielle. Nous œuvrons en effet pour l’unité du personnel - quelque que soit l’âge, la catégorie et la nationalité de celui-ci – seul moyen efficace pour assurer sa défense. Notre approche syndicale tient compte de l’intérêt du service et vise à renforcer notre institution.

Nous militons pour une politique du personnel de suivi des carrières et de détection des talents, qui soit transparente et qui utilise pleinement les moyens budgétaires et procéduraux du Statut. Nous voulons faciliter l’accès aux grades de fin de carrière.

Nous souhaitons contribuer, grâce à un dialogue social qui doit s’intensifier à tous les niveaux, à l’amélioration du fonctionnement du SEAE, à sa débureaucratisation, à sa meilleure coopération avec les autres services des institutions communautaires, notamment ceux de la Commission.


Stop Fire-and-Hire

“To win in the marketplace you must first win in the workplace.” -
Doug Conant, CEO of Campbell’s Soup

The human resources policy for the local agents in the delegations is steadily becoming more and more confusing. On one hand local staff colleagues are asked to leave and on the other hand the recruitments are still ongoing in the same delegations. Local agent colleagues who have worked in the delegations and carry deep institutional knowledge of the organization are laid off without giving a second thought on how their services can be better used in other areas.

This is in stark contrast with the EEAS policies for officials where the new staff regulations imposed an obligatory mobility for AD officials and voluntary mobility for AST officials citing reasons that it is essential for the EEAS officials be all-rounders so that their services can be used anytime, anywhere in the interest of the service. If that is the case one fails to understand why same policies cannot be applied to our local agent colleagues.

When a local agent colleague is on a verge of losing his job under the purview of WLAD, Optimus, ZBR or any other name which might be given to such exercises in future, such person should have right to be evaluated to see if his/her services can be used in some other areas with a little bit of training. The evaluator should not be his direct supervisor but someone from HQ who can reach a fair conclusion.

Not only will this boost the morale of thousands of local agent colleagues working world-wide but the measure will help saving tax-payers money in terms of hiring and training of the newly recruited colleagues. Experts estimate that finding and training a replacement costs upwards of twice an employee’s salary.

For some time now, the institution has been losing faith in its own long serving employees and it is time now to revisit the HR policies to make the employees happy and the institution prosperous. The institution doesn't need to look into Member States policies for inspiration and should rather come out with its own exemplary policies

This is paramount for the proper functioning of the institution and with the change in the leadership; we actually know that someone is listening to us.




What are we asking for the Contract Agents?

• Contract Agents - both at HQ and in Delegations, represent a growing number of staff and take on ever-increasing responsibilities. NEAR YOU will aim to reinforce dialogue with the EEAS in order to introduce a true career path for Contract Agents.

Internal Competitions and Specialist Competitions - NEAR YOU recognizes the valuable expertise of Contract Agents working in Delegations and at HQ. It will advocate for more opportunities to achieve permanent posts via Internal Competitions and Specialized Competitions. We ask for competitions allowing to jump into the next "function group" - "category" - as a remedy to the mismatch between categories and education / professional expertise.

Mobility - NEAR YOU was instrumental in negotiating mobility for EEAS Contract Agents - as more become eligible, NEAR YOU will promote inter-institutional mobility (EEAS/COMM/eventually Agencies) in order to provide more professional opportunities to Contract Agents)


What are we asking for the Local Agents ?

NEAR YOU will aim to push the boundaries and ensure that more treatments are recognised and that where possible reimbursement ceilings reflect the reality of each country where Local Agents are based (already NEAR YOU has participated fully and actively in the related Joint Committee and we have managed to get some improvements but we still feel that the fund could be better managed).
Even spouses who earn relatively low salaries  (annual basic salary of a local agent group IV, step 1, as calculated on 1 January of each calendar year) are excluded and NEAR YOU will continue to argue for a fairer approach.

LA PENSION SYSTEM - in reality there is no integrated pension system but a series of measures which are not articulated - for decades Local Agents have requested and been promised a pension scheme which includes pension payments and health insurance cover - even today, when Local Agents retire, despite over 20 years in the service, they have no health insurance provided by the EEAS and are left to fate of local country systems which are often inadequate and even inexistent. Currently the EEAS proposes extremely limited cover for one year only after retirement whereby the Local Agent must pay a contribution and it is not so attractive as it first seems and does not address the long-term medical coverage needs of retired LA staff.

LA SALARY ADJUSTMENTS - NEAR YOU was fully involved in the negotiations concerning the New Method for LA Salary adjustments - we intend to monitor its implementation very closely and to provide full support and guidance to LA colleagues in Delegations who experience problems and delays with annual reviews.

SUPPORTING the most VULNERABLE staff category - Local Agents are a vital EEAS resource in Delegations yet they are often overlooked and underrepresented. NEAR YOU will guarantee that Local Agents issues are given the attention and visibility they deserve.




What are we asking for the colleagues in delegations ?

• ANNEX X - All Expats working in Delegations in 3rd countries have been hit very HARD by the new Staff Regulations which came into force on 01/01/2014.

• Annex X has severely reduced their special provisions and NEAR YOU will continue to lobby for a flexible approach to Special Leave for medical and administrative purposes and to regularly communicate the difficulties that staff in Delegations have experienced with an 18-day reduction in Annual Leave and an increase in the working week from 37.5 to 40 hours.

• The top-up for Education allowances are also under attack and NEAR YOU will continue to raise specific staff issues and provide support to individual cases

Housing is also a very important and sensitive issue and once again NEAR YOU will follow all development closely and report complaints to HQ


Les six missions de Federica Mogherini

Entrée en fonctions le 1er novembre, Federica Mogherini n’a pas encore eu le temps d’engager de vastes réformes, mais elle a su faire preuve d’un réel dynamisme et, dans une certaine mesure, susciter la confiance. Dès son audition au Parlement européen, l’ancienne ministre italienne des Affaires étrangères s’était engagée à (1) présider toutes les réunions des ministres des Affaires étrangères et de la Défense, (2) accorder autant d’importance à la sécurité qu’aux affaires étrangères, (3) remplir pleinement son rôle comme chef de l’agence européenne de défense, (4) visiter les missions et les opérations de l’UE, (5) relancer la réflexion stratégique au niveau européen et (6) être à l’écoute du Parlement européen. Et au cours des deux derniers mois, elle s’est attachée à respecter ces engagements. Pour réussir pleinement son mandat, il lui faudra cependant maintenir ce niveau d’implication dans la durée et atteindre six objectifs.

Assumer pleinement toutes ses fonctions

Une partie importante du discrédit de Catherine Ashton et de son manque d’influence dans le système est directement liée à son désintérêt manifeste et assumé tant pour le volet « sécurité et défense » de son portefeuille, y compris dans ses fonctions de chef de l’agence européenne de défense et de chef de l’institut d’études de sécurité où elle n’a quasiment jamais mis les pieds, que pour son rôle de vice-présidente de la Commission européenne. Les domaines des affaires étrangères et de la défense sont intrinsèquement liés, les budgets de l’action extérieure demeurent en grande partie gérés par la Commission et les interactions entre politiques internes et politique étrangère sont nombreuses. Les attributions du Haut représentant pour les affaires étrangères et la politique de sécurité sont donc très cohérentes avec un rôle assumé de vice-président de la Commission, à l’instar de celui auquel la lettre de mission du président Juncker engage Federica Mogherini et qu’elle a accepté.

Simplifier l’organisation et améliorer l’efficacité du SEAE

Rationaliser le système décisionnel pour le rendre plus efficace est, de l’avis même de la Cour des comptes européenne, une priorité. Le système tel qu’il fonctionne aujourd’hui a non seulement ajouté un niveau hiérarchique par rapport aux organigrammes antérieurs de la DG RELEX et du secrétariat général du Conseil, mais aussi produit des redondances par accolement de structures qui en sont issues et dont certaines, créées par des décisions du Conseil, requièrent des décisions unanimes du Conseil pour être modifiées et d’autres subsistent du fait des compétences conservées par la Commission européenne. Parmi les critiques les plus acerbes de la Cour des comptes, on retiendra en particulier l’insuffisant rôle de coordination du Corporate Board qui n’a pas permis de réduire la charge de travail du Haut représentant, toujours confronté à 23 lignes hiérarchiques directes. La Cour déplore également les dysfonctionnements de la « plate-forme de crise » sensée être activée pour définir les orientations communes de gestion d’une crise spécifique par le SEAE et la Commission. Outre les incompréhensions générées dans certains cas, cet instrument de coordination placé sous la coordination du directeur général pour la réponse aux crises s’est heurté à des ressources humaines insuffisantes pour pouvoir gérer plus de deux crises à la fois. Une complète restructuration des procédures et des structures chargées de la planification et de la conduite des missions et opérations de gestion de crise demeure nécessaire, après le mauvais sort fait par le comité politique et de sécurité au rapport de Kermabon. Certaines structures, comme le centre d’opérations (OpCentre), n’ont aucune utilité. Les chaînes de planification et de commandement civil et militaire demeurent trop cloisonnées. Enfin, le rôle des représentants spéciaux doit être clarifié et mieux intégré dans le dispositif.

Renforcer la cohésion

La cohésion est d’autant plus difficile à promouvoir au SEAE que le service est le fruit d’une fusion aggravée par un mécanisme de recrutement extérieur « d’agents temporaires ». Elle est pourtant indispensable comme pour tout corps social. Il faut du temps pour développer une culture commune, comme se plait à le rappeler le secrétaire général Pierre Vimont. Le Haut représentant pourrait cependant contribuer à développer la cohésion en veillant à une meilleure gestion des ressources humaines (recrutements, promotions, changements d’affectation) ou par l’organisation de formations et/ou de séminaires interservices ou interinstitutionnels ciblés. Federica Mogherini ne devrait pas non plus se priver de s’adresser à l’ensemble du service, comme elle l’a déjà fait (l’échange a visiblement plu), pour présenter ses priorités et écouter les préoccupations des personnels.

Fixer un cap

Le Parlement européen le réclame depuis longtemps et même la Cour des comptes s’est vue obligée de constater que l’absence de cadre stratégique génère dispersion et inefficacité. Le moment est venu de relancer la réflexion stratégique au niveau européen pour remplacer la stratégie de sécurité de 2003, qui demeure essentiellement un catalogue de menaces, par un document plus complet sous la forme d’un Livre blanc ou d’un concept stratégique. Federica Mogherini s’est engagée à relancer la réflexion stratégique sans prendre position sur la forme de cet exercice. Au-delà de l’analyse des menaces, l’ambition devrait viser à identifier clairement les intérêts de l’UE et à fixer des priorités, assorties d’une stratégie de moyens permettant de les atteindre. Le Haut représentant a aussi un rôle éminent à jouer pour mobiliser ses services au sein du SEAE et de la Commission européenne, impliquer ses collègues commissaires aux relations extérieures, obtenir le soutien du collège, entraîner les Etats membres, au lieu d’être à leur remorque comme ce fut le cas de Mme Ashton. Montrer le cap pour attirer des vents favorables, fait clairement partie de son rôle, pourrait-on dire en paraphrasant Sénèque, et cela passe par davantage de prises de position et d’initiatives politiques. C’est d’ailleurs ce que prévoient les articles 27 et 32 TUE : la politique étrangère commune est déterminée par le Conseil et le Conseil européen ; le Haut représentant y contribue par des propositions et coordonne la mise en œuvre des décisions du Conseil et du Conseil européen.

Développer une véritable diplomatie publique

Plus que jamais dans l’histoire, la maîtrise des outils d’information et de communication est au cœur de l’action politique dans le domaine des affaires étrangères et de la sécurité, comme le rappellent les crises syro-irakienne et russo-ukrainienne. Dans ce contexte, l’UE et en particulier le SEAE ont accumulé un retard inouï du fait de l’incapacité du précédent Haut représentant à s’adresser aux medias et de ressources humaines et matérielles insuffisantes pour assurer un service de presse efficace : conférences de presse laconiques, communiqués diffusés à contretemps ou avec un retard impressionnant sur l’actualité, site Web non mis à jour, absence de voyages de presse, etc. Le dispositif doit être corrigé au plus vite pour gagner en efficacité et, à l’image de l’OTAN, le Haut représentant devrait aussi impliquer davantage les think tanks. Cela passe notamment par une meilleure exploitation du potentiel de l’institut d’études de sécurité de l’UE à Paris dont Mme Mogherini est le chef.

Restaurer la cohérence du système institutionnel

En s’enfermant dans une logique de service des Etats membres, Mme Ashton s’est privée des importants leviers politiques que sont la Commission européenne (du fait des budgets qu’elle gère et des compétences qu’elle conserve) et le Parlement européen (branche de l’autorité budgétaire indispensable pour accroître les moyens mis à la disposition du SEAE et formidable chambre d’écho de la diplomatie publique européenne). Il appartient au nouveau Haut représentant de rééquilibrer ses relations avec ces deux institutions pour obtenir une plus grande légitimité politique et gagner en visibilité. En s’inscrivant résolument dans son rôle de vice-présidente de la Commission européenne, Federica Mogherini s’est engagée dans cette voie et en a récolté un premier fruit en faisant évoluer la position de la Commission en ce qui concerne la délégation potentielle au mécanisme Athéna de la gestion de projets civils financés par le budget communautaire dans les zones/pays où des missions/opérations militaires de l’UE sont présentes. Sortir d’une concurrence interinstitutionnelle stérile, y compris entre l’agence européenne de défense et la Commission, est absolument indispensable. La préparation du prochain Conseil européen consacré à la défense, les 25 et 26 juin 2015, offre l’occasion de promouvoir la coopération et de renforcer l’efficacité du système institutionnel européen.

Réunion publique, 12 février :

" Un service extérieur sans véritable cap ? "

Bruxelles 12 février à 12h30 au SEAE




Liste des candidats de la liste Near YOU aux élections du mois de février au comité du personnel

03/02/2015 - n°14
Editor : G. Vlandas - Editor-in-chief: B. Soret
Secretary: Dominique Cabannais, Layout and Web master: Jean-Paul Soyer,
Editorial committee : Victoria Davydova, Helen Conefrey, Siggi Krahl, Sumeet Thakkar,
Ute Bolduan, Thelen Brunhilde, Ferdinand Kopp, Sergio Marinellli, Maria Manon de Hernandez, Christoph Sorg,
Holger Osterrieder, Cristiano Sebastiani, Magdalena De Burlet, Hervé Bouge, Dirk Buda, John Lux

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